Ihre erste KI-Automatisierung: Fünf Fragen, die den richtigen Prozess finden

Die erste KI-Automatisierung, die ein Unternehmen in Betrieb nimmt, prägt alles, was danach kommt. Funktioniert sie, bekommt das nächste Projekt Budget und Rückhalt. Bleibt sie stecken, wird KI zu "diesem Ding, das wir mal ausprobiert haben". In unseren Projekten entscheidet selten das Modell. Es ist die Wahl des Prozesses.

Diese fünf Fragen sind der Filter, den wir in unseren Discovery-Workshops nutzen. Ein Prozess, der alle fünf besteht, ist ein starker erster Kandidat.

1. Wiederholt sich die Arbeit jede Woche?

Automatisierung rechnet sich durch Wiederholung. Eine Aufgabe, die ein paar Mal im Jahr anfällt, ist selten ein eigenes System wert, so lästig sie auch ist. Suchen Sie nach Arbeit, die in einem stetigen Strom ankommt: Rechnungen, Support-E-Mails, Aufnahmeformulare, Wochenberichte.

2. Können Sie ein gutes Ergebnis beschreiben?

Wenn sich zwei erfahrene Kollegen nicht einig wären, wie ein korrektes Ergebnis aussieht, wird sich auch ein KI-System schwertun. Wählen Sie Arbeit, bei der sich "gut gemacht" aufschreiben lässt, auch wenn der Weg dorthin variiert. Diese Definition wird später Ihr Testset.

3. Besteht der Input vor allem aus Text oder Dokumenten?

Sprachmodelle sind dort am stärksten, wo klassische Automatisierung gescheitert ist: E-Mails lesen, Felder aus PDFs auslesen, Anfragen klassifizieren und Antworten entwerfen. Sind es bereits strukturierte Daten, die zwischen zwei Systemen fließen, ist eine klassische Integration oft günstiger und zuverlässiger.

4. Was passiert, wenn das System falsch liegt?

Jedes KI-System macht Fehler, also planen Sie sie ein. Ein guter erster Prozess hat einen günstigen Fehlerfall: Ein Mensch prüft das Ergebnis, oder Fehler sind leicht zu erkennen und zu beheben. Starten Sie nicht dort, wo eine falsche Antwort ungeprüft bei einem Kunden oder einer Aufsichtsbehörde landet.

5. Können Sie vorher und nachher messen?

Halten Sie die heutigen Zahlen fest, bevor Sie etwas bauen: wie viele Vorgänge pro Woche eingehen, wie lange jeder dauert, wie oft etwas schiefgeht. Ohne Ausgangswert wird selbst ein erfolgreiches Projekt zur Meinungsdebatte.

Drei Fallen, die wir oft sehen

• Mit dem sichtbarsten Prozess anfangen. Der Prozess, über den in Führungsrunden alle sprechen, ist oft der politischste und am schwersten messbare. Sichtbarkeit kann mit dem zweiten Projekt kommen.
• Einen kaputten Prozess automatisieren. Ist die manuelle Version unklar oder voller Ausnahmen, macht Automatisierung das Durcheinander nur schneller. Vereinfachen Sie zuerst den Prozess und automatisieren Sie ihn danach.
• Die Menschen übergehen, die die Arbeit machen. Das Team, das den Prozess heute erledigt, kennt jeden Sonderfall. Beziehen Sie es früh ein: Es wird zu den ersten Nutzern des Systems und zu seinen besten Testern.

Zusammengefasst

Bewerten Sie Ihre Kandidaten anhand der fünf Fragen und beginnen Sie mit dem Prozess, der am klarsten besteht, nicht mit dem größten theoretischen Potenzial. Ein kleinerer Erfolg, der in Wochen live ist, schlägt ein ehrgeiziges Projekt, das im nächsten Quartal noch im Test steckt.

Für eine schnelle erste Schätzung beschreiben Sie den Prozess im ROI-Rechner oder sehen Sie sich 30 typische Workflows mit Beispielen nach Geschäftsbereich an.